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Comment bien onboarder ses nouvelles recrues à distance en 5 tips ?

26/11/2020

L’onboarding est une étape critique dans le processus de recrutement. Raté, c’est une énergie gaspillée côté RH et un talent perdu ou sur le départ, qui ne manquera pas de colporter à d’autres sa mauvaise impression. Réussie, c’est un doublé gagnant avec un fort sentiment d’appartenance et un projet ambitieux sur le long terme. Or, distanciation physique oblige, comment générer un sentiment d’appartenance digne de ce nom par écran interposé ? Voici 5 trucs et astuces qui peuvent vous y aider. 

Soignez le pré-onboarding et ouvrez les coulisses de votre entreprise

Contrairement à une idée reçue, l'onboarding ne commence pas dès l’entretien mais lors du premier contact avec l’entreprise (site carrière ou offre d’emploi). Dès lors, il s'agit de faire une forte première impression ou à tout du moins ne pas dissuader de candidater. Cela peut bien évidemment consister à répondre de manière hyper-réactive aux moindres sollicitations lors des prémisses du recrutement. 

Un candidat qui reste sans réponse ou n’a plus de nouvelle, a fortiori suite à un entretien, est plus sujet à quitter le processus sans crier gare et ne jamais revenir (ghosting es-tu là ?) voire tailler un costard à votre entreprise. 

Par temps calme, certaines entreprises cherchent à réduire le plus possible les phases de temps mort avant la prise de fonction par une visite des locaux ou à un rendez-vous sur site (petit-déjeuner ou conférences maisons/partenaires). A l’heure du distanciel rien n’empêche de le convier à un webinar ou à un café virtuel/et-café pour se frotter le plus rapidement possible aux enjeux et à la culture de l’entreprise.

Le pré-onboarding consiste à préparer l’accueil du recruté de manière à ce qu’il se sente attendu et respecté. Cela passe par la constitution d’un planning alternant rencontres one-to-one et réunions de groupe, contenu de formation et informel, texte et visuel, managers et collaborateurs. 

Il ne s’agit pas de dupliquer le processus d’onboarding dans la sphère digitale mais d’adapter le format et la durée de chaque module afin de capter l’attention de la nouvelle recrue et maintenir son engagement. 

Avant son arrivée, veillez à remettre à celui-ci le planning de ses premiers jours (horaires, activités, intervenants, canal de communication), une fiche contact, quelques sources à lire ou à visionner... et bien sûr un welcome kit. (en format papier ou dématérialisé). Celui-ci doit a minima faire un point sur votre culture d’entreprise avec ses valeurs, ses missions et sa vision. Il peut s’accompagner d’un guide de démarrage opérationnel. 

Transmettez une solide culture d’entreprise

S’assurer du “cultural fit”, autrement dit de l’alignement de la recrue sur la culture d’entreprise est clé et un élément non négociable. La plupart des départs précipités lors du 1er mois voire (on ne vous le souhaite pas) du 1er jour sont dûs à des divergences quant à la culture d’entreprise. Pour y parvenir il faut veiller à maintenir un esprit de cohésion et ce, malgré la distance. 

Le café virtuel de 5 à 10 minutes tous les jours (matin ou pas) en groupe ou en tête à tête avec un roulement de participant peut-être une bonne idée. 

Si la taille de l’entreprise le permet, il faut que l’ensemble des membres de l’équipe aient pu échanger avec l’onboardé

La compatibilité à votre culture d’entreprise ne peut aboutir que, si et seulement si, vous et vos collaborateurs incarnez au quotidien les valeurs que vous défendez sur votre page carrière comme dans vos brochures de communication. C’est donc la transmission par l’exemple qu’il convient de développer en interne.

Miser sur le mentoring ou le système du buddy

Dans l’onboarding, la transmission des savoirs et des compétences est clé. N’oubliez pas qu’une phase d’intégration consiste d’abord à fournir rapidement les ressources nécessaires à l’exercice de la mission du collaborateur. Pour le cornaquer, sur place comme à distance, il convient de lui attribuer un référent. Appelé mentor par chez nous et “buddy” chez nos homologues d’outre atlantique ils sont des personnalités “faciles” aguerries dans leur fonction et d’une certaine ancienneté dans l’entreprise. Celui-ci exerce souvent la même fonction que l’onboardé ou évolue dans le même service. 

A force pour lui de se montrer disponible, encourageant et avenant avec la nouvelle recrue. Le nouveau venu ne doit pas se retrouver au dépourvu : à la moindre difficulté il doit pouvoir trouver une réponse et un soutien sans faille. Il peut être judicieux de créer une chaîne dédiée sur les messageries collaboratives de type slack. 

Le mentor devra veiller à sa pleine intégration au sein des équipes et à la maîtrise des connaissances et savoir-faire nécessaires à l’exercice de la mission ainsi qu’à l’acculturation des valeurs, des process et des habitudes de communication.

La meilleure façon de concevoir le programme d’onboarding en lui-même et de fournir une clé de lecture au “buddy”, consiste à définir ce que le nouveau collaborateur doit maîtriser au bout de 30, 60 et 90 jours

Rythmer l’intégration entre formation, réunions visio et small talks

A distance, le décrochage de l’attention est si vite arrivé. Tout est une question d'équilibre entre professionnel et informel

Un programme d’onboarding classique inclut des modules de formation, la rencontre avec un maximum de futurs collègues (CEO, N+1, managers, équipe/service) dans un cadre pro ou plus détendu, avec au moins 3 temps forts : la rencontre du CEO, la rencontre avec  l’équipe et l’apéro de bienvenue. 

Avec le travail à distance, un sentiment de solitude ou de mal-être peut survenir. Pour s’en prémunir il convient de privilégier les contacts en visio. L’avantage c’est qu’il permet de mettre en lumière le non verbal et donc de s’enquérir du moral ou de l’état de santé du collaborateur. Réservez les appels téléphoniques à ce qui est urgent et important et les mails à ce qui est important et nécessitant une trace écrite (administrative).

Ne noyez pas le collaborateur sous un flot d’informations compactes dès les premiers jours. Si vous voulez que l’apprentissage des processus et des outils se fasse rapidement et sans encombre, échelonnez les enseignements dans le temps, voire même au-delà du premier mois. 

De même, évitez les contenus statiques et formels préférez la formation par le jeu (gamification) avec une bonne dose d’humour. L’idée est de partir de vos supports actuels et de les transposer sous forme de conférence interactive, quizz, blind test, jeux de rôle. Ces jeux peuvent être aussi déployés lors de la découverte du nouveau collègue.  

Mesurer et évaluer l’efficacité du processus d'onboarding

Pour savoir si l’onboarding c’est bien passé, le mieux est de recueillir le feedback de ses pairs (managers ou collègues). De relever s’il se montre volontaire, enthousiaste, s’il sait faire preuve de rigueur (ponctualité, implication dans son travail, rapidité d’exécution) et s' il se montre coopératif dans les différentes activités.  Ce peut être aussi l’occasion de vérifier s’il se montre réceptif à la culture d’entreprise et dans quelle mesure il peut défendre les intérêts de l’entreprise.  

Ensuite de sonder le nouvel arrivant via une enquête en l’interrogeant sur son ressenti quant à l’expérience candidat. C’est là une bonne manière de faire progresser vos processus et le déroulé du programme d’intégration avec, in fine, une meilleure fidélisation.

Parmi les questions ouvertes (ou baromètre sur une échelle de 1 à 10) pouvant être évoquées : 

  • la qualité de l’accueil,
  • la disponibilité des équipes,
  • la pertinence des supports  
  • les points forts globaux, 
  • les axes globaux à améliorer, 

L’exercice peut servir aussi à jauger de l’alignement entre la promesse de l’offre/valeurs de l’entreprise et l’expérience en tant que telle. 


Avec un assistant conversationnel comme Hollo, le recruteur que vous êtes est en mesure d’échanger en direct live avec le nouveau collaborateur sur ses canaux de communication préférés et ainsi s’assurer de la réussite de l’onboarding. Vous serez aussi en mesure d’automatiser le recueil de feedbacks ou prendre régulièrement la température auprès de vos onboardés, surtout s’ils sont dispatchés en télétravail et enfin fluidifier votre communication RH, élément clé de tout onboarding. 


Victor Gosselin

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