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Comment entretenir le lien avec vos candidats avant qu’ils ne se fassent la malle ou ne vous prennent en grippe ?

12/11/2020

La crise sanitaire a un impact non négligeable sur l’emploi et la santé mentale des individus. Il est ainsi source d’irritabilité, de peur et de doute. Dans ce contexte, l’entreprise doit se doter d’une marque employeur anti-COVID, capable de créer du lien social et de rassurer les candidats lors du processus de recrutement... et au-delà. 

Aux personnels RH de faire preuve d’empathie et de savoir nouer un dialogue authentique avec eux. Malgré la distanciation physique, il convient de réaffirmer la force du collectif tout en personnalisant le contact. A l’image du rôle-titre de la série 70’s “le prisonnier”, le candidat compte bien prouver qu’il n’est “pas un numéro”. 

Quand transparence et feedback aident à lutter contre le ghosting 

Vu du côté des recruteurs, on assiste à une inflation du nombre de candidatures chaque année et toujours moins de temps pour les scruter et les traiter. Devant les centaines de candidatures réceptionnées chaque jour, les recruteurs sont (trop) souvent encore dans l’impossibilité de répondre à l’ensemble des candidatures. Une pratique à haut risque à l’heure de la montée des individualismes et des susceptibilités, phénomène accentué par  les réseaux sociaux. En 2017, RégionJob a relevé que 64% des candidatures restaient lettres mortes. Mais plus grave, 35% constataient un statu quo malgré la relance du candidat, tandis que 79% n’obtenaient aucune réponse alors qu’ils avaient été convoqués en entretien. Pour éviter que ce genre d’indélicatesse ne se transforme en ressentiment, il faut veiller à répondre à toutes les candidatures et ce quel que soit le type de contrat. Cela implique donc de notifier un refus. Et inutile de vous dédouaner avec la fameuse “prévenance” “en l’absence de réponse de notre part sous un mois, considérez que votre candidature ne nous intéresse pas.” (véridique). Ce genre de mise en garde, informelle autant que impersonnelle, ne peut plus avoir cours. Une récente étude du cabinet Markess by Exaegis montre que 70% des décideurs RH voient l’optimisation du processus de gestion candidature comme un enjeu pour l’année 2020

Plus facile à dire qu’à faire nous direz-vous et vous n’auriez pas tort. 

Devant ce silence perçu soit comme signe d’impolitesse ou profond mépris, les recruteurs se trouvent désormais eux aussi pris à leur propres pièges. Un nombre croissant de candidats présélectionnés choisissent, en effet, de “faire le mort” bien avant le terme du processus de recrutement. Un désengagement des candidats à mi-parcours entraîne des coûts supplémentaires et l'obligation de relancer une campagne de recrutement. 
Certains ont cru trouver la parade en ne répondant qu’aux candidats en shortlist, malin mais encore insuffisant. Toutefois ce phénomène de ghosting est multi-factoriel. 

Ainsi, selon Recrutimmo, 2 nouvelles recrues sur 5 quittent l’entreprise dans les 2 premiers mois, tandis que 35% des candidats ne se présentent pas le 1er jour en raison d’une absence totale de communication entre la promesse d’embauche et la date d’intégration. On dit souvent que “le monde est petit et que la roue tourne”. Or, pouvez-vous vous permettre de voir vos candidats recalés, honteux et déçus, partir en mauvais terme ?  D’après une étude de La Super Agence de 2019, les candidats n’ayant aucun retour sur leur candidature de la part d’une entreprise sont 3,5 fois plus nombreux à ne JAMAIS postuler de nouveau pour cette entreprise. Sans oublier, que les questions liées à la santé mentale sont centrales chez les jeunes générations, en particulier auprès des membres de la génération Z (nés entre 1996 et 2012). Or, un refus, a fortiori sans explication, produit un effet dévastateur sur l’estime de soi et la confiance en l’attractivité de leur profil. Des conséquences qui vont à l’encontre des engagements RSE des entreprises. 

Et que dire des délais de réponse du service RH… quand réponse il y a. Pour un candidat une réponse rapide intervient dans les jours qui suivent sa candidature tandis qu’un recruteur estime avoir été rapide dans les 15 jours. L’APEC révèle d’ailleurs dans une récente enquête qu’il faut en moyenne 9 semaines pour recruter un cadre, soit un peu plus de 2 mois. Or, dans près de 40% des recrutements, le délai moyen entre la publication de l’offre et la signature du contrat par le candidat va dépasser ce délai, pour atteindre parfois, 4 à 5 mois.

Outre la non réponse, citons aussi comme autre raison, la batterie d’entretiens physiques, où il s’agit pour le candidat de rencontrer pêle-mêle le chargé RH, un manager, le N+1, le directeur, le directeur de zone... Bref, dit autrement,  il n’est pas sorti de l’auberge. Sans compter que plus il y a d’intervenants dans le dispositif, plus il devient paradoxalement difficile de trancher. D’ailleurs, un processus interminable n’est-il pas le signe d’une incapacité à prendre une décision ? Or, certaines entreprises font courir leur processus de sélection sur plusieurs mois en jalonnant le parcours jusqu’à 8 étapes, comme autant de chausse-trappes visant à désarçonner le candidat. Après, faut-il s’étonner que le mouton à 5 pattes n’arrive pas à destination ou sorte de lui-même du processus ? En 2019, Michael Page avait relevé que le processus de recrutement était de 5 semaines et se composait de 2 à 3 entretiens… en moyenne

La clé consiste à être transparent sur le processus de recrutement : nombre d’étapes, typologies d’intervenants (RH? Opérationnel? N+1? ), modalités (formulaires,tests…) et enfin délai (process, réponse). 

En général, il est bien sûr plus que recommandé de maintenir le contact avant l’intégration, que ce soit par la visite des locaux, la signature du contrat in situ, l’invitation à un événement ou un petit déjeunerNéanmoins, contexte pandémique oblige, il vous faudra vous contenter d’un lien basé sur le distanciel en privilégiant le “small talk”- discussion informelle par un coup de fil ou l’entretien en visio. Il est d’ailleurs aussi possible de convier la future recrue à un webinar dont la thématique est en lien avec l’entreprise ou le poste. 

Collaborateur et marque employeur post-Covid : Vigilance est mère de sûreté


Une étude Elan Edelman de cette année a réaffirmé la volonté des consommateurs d’avoir des marques et des entreprises parties prenantes dans la gestion de la crise mais aussi qui mettent un point d’honneur à défendre une politique socialement responsable. Autrement dit une entité qui se soucie certes des questions environnementales mais aussi et surtout des conditions de travail de ses employés et parties prenantes (prestataires, fournisseurs…).  Et par extension, cela passe par (re)mettre l’humain au cœur du processus de recrutement. Recréer du lien social s'annonce primordial. 

Dans ce contexte anxiogène côté santé comme financier, le responsable RH doit faire sien les valeurs de considération, d’écoute, d’humilité et de proximité. Il s’agit d’entrer en résonance avec les aspirations des nouvelles recrues. 

La RSE - responsabilité sociétale des entreprises - revient sur le devant de la scène avec le COVID. Dans ce climat anxiogène, la chasse aux RPS - Risques Psychosociaux doit être une priorité, d’autant plus qu’elle reste obligation de résultat pour les recruteurs. D’après une étude de The Lancet, à l’issue de 10 jours de confinement, des symptômes de stress post-traumatique et des comportements d’évitement et de colère peuvent se faire jour. Rappelez-vous qu’en avril 2020, 44 % des salariés se disaient en état de détresse psychologique, selon une étude Opinion Way. Plus que de l’empathie, vous devez faire un effort pour accueillir comme il se doit les postulants et répondre à leurs sollicitations (candidature, information, conseils). Après tout, s'ils vous ont contacté, c’est qu’ils n’ont pas été indifférents à votre égard. 

Pour se sentir écouté, le candidat a besoin d’une réponse personnalisée. Pour cela pas de secret, il faut connaître ses collaborateurs actuels et futurs, que ce soit par le biais de questionnaires et autres sondages de satisfaction. Il sera ainsi possible de faire évoluer les process et accroître l’efficacité de votre expérience candidat. 

Pour donner à voir une entreprise exemplaire, il convient de miser sur la symétrie des attentions, un concept clé au sein de l’éditeur de logiciel Salesforce : le collaborateur doit être traité avec le même degré d’exigence que les clients. Par extension, le responsable RH doit être tout aussi attentif au fait de délivrer une expérience candidat satisfaisante que le candidat soit sélectionné ou recalé

Sachez qu’en cas de mauvaise expérience de recrutement, un candidat sur 5 serait prêt à intenter une action négative envers l’entreprise avec pour effet direct d’affaiblir votre marque employeur : dénigrement auprès de l’entourage (92%) ou refus d’une offre durant la présente campagne de recrutement ET après (78%). 

L’IA ou la possibilité d’une relation candidat à durée indéterminée


La relation candidat est encore sous-estimée par certains recruteurs, tant et si bien que les BDD candidat sont rarement actualisées. Ainsi de nombreuses informations sur les candidats (statut de “recherche active”, poste actuel, expérience) présentent une obsolescence accélérée, ce qui complique l’exploitation des données. Avec l’intelligence artificielle et conversationnelle il est possible de s’assurer d’une mise à jour automatique du vivier candidat en s’appuyant sur la smart data.

Un candidat recalé ou passif peut être aisément réactivé plusieurs mois après la phase de recrutement initiale afin de le recontacter pour lui proposer un poste similaire ou alternatif, collant davantage à son parcours et à ses aspirations. Ce peut être aussi une façon de réactualiser le parcours candidat. La technologie permet en outre de mettre en place des tests de préqualification customisés aux couleurs de l’entreprise (culture, valeurs, vision, tone of voice). Les questions posées sont alors contextualisées au poste en question et au pré-requis indispensable. 

Il est aussi possible de concevoir des messages de refus automatisés mais personnalisés faisant ressortir les forces et faiblesses du profil du candidat

Les possibilités de paramétrage sont infinies en particulier en matière de pré-onboarding : le recruteur peut ainsi envoyer des conseils ou des informations pratiques (contact, localisation, itinéraire…) tout comme créer des channels spécifiques afin de prendre le poul du candidat. 

On vous l’accorde, l’IA conversationnelle ne remplace pas l'interaction humaine mais elle n’en est pas moins une puissante extension. Elle offre accessibilité et instantanéité 24/24 7/7 à l’information pour le candidat (pré-requis réels du poste, pris ou pas pris, points forts et axes d’amélioration du profil, redirection vers un poste plus en phase avec le profil). 

Avec cette technologie IA, vous êtes désormais en mesure d’automatiser et de personnaliser l’engagement et le parcours conversationnel du candidat via le support de communication préféré de vos nouvelles recrues (SMS, Messenger, WhatsApp…) L’ensemble des communications avec le collaborateur est ainsi centralisé sur un seul et même outil, accessible à tout moment. Mais surtout, avec Hollo, la relation candidat ne s’arrête pas à un simple refus. Le recruteur va pouvoir booster son super-pouvoir de réactivité et prioriser rapidement les candidatures qui matchent avec ses attentes pour ne pas les perdre. De plus, les informations glanées sur la plateforme permettent de revoir et d’enrichir le process d’intégration. 

On ne répétera jamais assez mais si le recrutement reste le premier contact avec l’entreprise. Hollo permet d’opérer une préqualification  digitale optimale pour préparer l’entretien de visu. Car au-delà des hard skills, rien ne remplacera un bon feeling avec le candidat, impression décelable qu’en entretien. Enfin il est admis que le manque de digitalisation des processus est à l’origine d’une mauvaise expérience candidat. 


En bref : 


Ce que ça change dans la relation candidat pour les recruteurs


La réponse plutôt que l’indifférence

A l’heure de la guerre des talents, considérez que chacune des candidatures recueillies est clé, que le candidat soit le profil idéal ou qu’il se soit trompé de vocation ou de service. Il faut donc veiller à répondre à l’ensemble des candidatures, quel que soit le type de contrat. Si l’agenda le permet rarement, la technologie IA peut notamment accélérer la phase de préqualification des profils. 

Une transparence radicale sur les délais et les process

Pour éviter tout risque de se faire ghoster par vos candidats, veillez à être prévenants avec eux, en décrivant le plus tôt possible l’ensemble des process de recrutement et ce en toute transparence mais aussi en gardant le contact (piqûres de rappel…). En outre, l’offre doit décrire honnêtement le poste et ne pas être de la poudre aux yeux. 

Plus aucun temps mort 

Entre la proposition d’emploi et la validation, il peut s’écouler entre 2-3 mois. Pour maintenir la cohésion, il convient de garder le lien social avec les candidats avant pendant et après le process de recrutement, qu’il ait été un succès ou un échec. Pour améliorer les phases d’onboarding et le mode de fonctionnement interne, veillez à récolter l’avis de vos recrues, par le biais de sondage ou de questionnaires de satisfaction. 

Une autre relation au vivier de talents est possible

Parce que les données stockées en entreprise sont rarement de qualité (comprendre actualisée), maintenir une relation au long court avec les postulants est souvent malaisé. Avec la technologie IA, il est possible de réactiver les talents plusieurs mois après le process de recrutement initial. Ce peut être pour renouer le contact ou proposer de nouvelles offres comme un poste alternatif plus en phase avec son profil ou ses expériences. 

Ce que ça change dans la relation employeur pour les candidats


Une réponse sinon rien 

Le candidat peut enfin obtenir une réponse à l’ensemble de ses candidatures qu’il s’agisse d’un poste stable ou non, d’une réponse à une offre ou d’une candidature spontanée. 

Une écoute et un soutien de tous les instants 

Disponible 24/24 et 7/7, l’assistant conversationnel est capable de répondre instantanément aux questions qui préoccupent le candidat mais aussi de documenter le moindre refus en fonction de son profil. Le candidat peut donc ainsi véritablement apprendre de ses erreurs. 

Un boost d’agilité pour le candidat

Le candidat peut être réorienté vers des postes vacants auxquels il n’aurait sans doute pas penser de prime abord. 

Victor Gosselin

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